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Le Rôle du Président du
Douzelage
Par Jeremy Barker (écrit le 1er Mai 2002)
Introduction
Il n’existe aucun écrit définissant les charges et les obligations du Président du Douzelage. Ce rôle a évolué compte tenu de l’expérience acquise au cours des ans et continuera sans aucun doute à évoluer. Ce qui est certain c’est qu’il s’est développé énormément depuis le début de ma Présidence il y a six ans et le texte présent représente ma vision personnelle de ce qui incombe au Président. D’autres Présidents pourraient très bien choisir d’agir différemment mais alors qu’une élection pour trois ans se rapproche , il me semble approprié de définir quel est le rôle et les obligations du président et je pense que cela sera très utile.
Election
- Durant les trois premiers Meetings du Douzelage, La ville invitante présidait mais il devint vite évident que cela devenait ingouvernable. Une certaine continuité et une ligne conductrice fut nécessaire. Karel Majoor (Meerssen) fut donc élu pour trois ans et c’est devenu l’usage.
- A Kötzting on décida qu’il y aurait aussi deux Vice-présidents pour alléger le poids des responsabilités qui pèsent sur les épaules du Président. En fait c’est une tâche très difficile à effectuer mais malgré tout cela m’a aidé beaucoup d’avoir deux personnes (très différentes) pour mettre au point certaines décisions. Il serait bien de penser aux responsabilités qui devraient être déléguées comme celle de s’occuper de l’Equipement de Traduction Simultanée qui fut donnée à Nico à Meerssen
- La Procédure Electorale a été adoptée comme suit :
 | La bonne marche de l’élection incombe à la ville d’accueil à la fin de la période des trois années. |
| Chaque ville dispose de deux bulletins de votes, aussi bien pour l’élection du président que pour celle des deux Vice-présidents. |
| A la dernière élection, les candidatures venaient de toutes les villes proposant à la fois des candidats de leur propre ville et des candidats souhaités d’autres villes. |
| Les candidats doivent accepter leur candidature, doivent avoir une expérience dans la direction d’un meeting et être capable de le faire en anglais. |
Attributions
Les fonctions premières du Président sont :
- Mettre au point l’ Ordre du jour (agenda) pour le meeting suivant (Avant-projet distribué à toutes les villes pour modification, addition ou soustraction à une date limite) puis publier l’Ordre du jour officiel.
- Présider l’Assemblée Générale.
- Accueil des délégués à la conférence, remerciements des hôtes au moments appropriés etc. etc.
D’autres fonctions ont évoluées inexorablement :
- La rédaction des rapports réclamés :
Ex. Le Développement Economique du Douzelage
Directives pour demande de subventions à l’ EU.
Le rôle du Président.
Prévisions concernant une extension du Douzelage.
(Cela prend beaucoup de temps).
- Entretenir des relations avec des responsables à Bruxelles.
- Négocier l’entrée de nouvelles villes dans le Douzelage
ex. Karkkila, Oxelosund, Judenburg et les villes des pays candidats(Chojna, Susice, Turi, Sigulda et plusieurs autres). Il y a aussi l’ obligation de maintenir des relations avec ces villes.
- Accepter les invitations à des manifestations européennes dans des villes du Douzelage.
ex. « FIDDEM Conferences on Multipolar Twinning.
Houffalize press conference last December.
Bellagio Mini-parliament.
Kõtzting European Flag presentation.
Dorset/La Manche Twinning Seminars. »
- Entre les meetings, gentiment rappeler à l’ordre les villes pour qu’elles tiennent leurs promesses faites au meeting précédent.
- Gérer journellement le flux d’ e-mails sur divers sujets. Cela prend beaucoup de temps et nécessite beaucoup de patience de réflexion et de négociation. Envoyer des demandes pour la cotisation annuelle – et des rappels – et encore des rappels !
- Rencontrer régulièrement la Secrétaire pour s’assurer que toutes les demandes ont été satisfaites et anticiper sur ce qui restera à faire.
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